Klokkenluidersregeling KVW Finance

Inleiding

Bij KVW Finance hechten wij veel waarde aan integriteit, transparantie en het naleven van wet- en regelgeving. Het is belangrijk dat iedere medewerker, klant of andere belanghebbende de mogelijkheid heeft om vermoedens van misstanden of onregelmatigheden te melden zonder angst voor represailles. Deze klokkenluidersregeling beschrijft hoe dergelijke meldingen kunnen worden gedaan en hoe wij hiermee omgaan.

Doel van de regeling

Het doel van deze klokkenluidersregeling is:

• Het bieden van een veilige en vertrouwelijke meldingsmogelijkheid.
• Het stimuleren van het melden van vermoedelijke misstanden.
• Het waarborgen van een zorgvuldige behandeling van meldingen.
• Het beschermen van de melder tegen nadelige gevolgen.

Wat is een misstand?

Onder een misstand verstaan wij een situatie waarin sprake is van:

• Schending van wet- of regelgeving.
• Fraude, corruptie of diefstal.
• Ernstige inbreuk op interne regels of ethische normen.
• Gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of het milieu.
• Andere handelingen die schadelijk zijn voor KVW Finance of haar belanghebbenden.

Wie kan melden?

Iedere medewerker, stagiair, klant, leverancier of andere belanghebbende kan een melding maken van een vermoeden van een misstand.

Hoe kan een melding worden gedaan?

Meldingen kunnen worden gedaan op de volgende manieren:

• Vertrouwenspersoon: Een melding kan mondeling of schriftelijk worden ingediend bij de vertrouwenspersoon van KVW Finance.
• E-mailadres: Een melding kan per e-mail worden gestuurd naar: info@kvwfinance.nl.
• Post: Een melding kan schriftelijk worden verstuurd naar het adres van KVW Finance, ter attentie van de vertrouwenspersoon, met vermelding van “Vertrouwelijk.”

Vertrouwelijkheid en bescherming

• Alle meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld.
• De identiteit van de melder wordt beschermd, tenzij de melder expliciet toestemming geeft om deze te delen.
• Melders worden beschermd tegen nadelige gevolgen zoals ontslag, demotie of intimidatie als gevolg van hun melding.

Procedure na melding

Ontvangstbevestiging: Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding wordt een ontvangstbevestiging verstuurd.
Onderzoek: De melding wordt onderzocht door de vertrouwenspersoon of een aangewezen onderzoeksteam.
Rapportage: Binnen een redelijke termijn wordt de melder geïnformeerd over de uitkomst van het onderzoek en de eventuele vervolgmaatregelen.
Vervolg: Indien nodig worden passende maatregelen genomen om de misstand te corrigeren en herhaling te voorkomen.

Geen nadelige gevolgen voor te goeder trouw melden

Een melder die te goeder trouw handelt, wordt altijd beschermd, ook als achteraf blijkt dat de melding onjuist is. Opzettelijke valse meldingen worden echter niet getolereerd en kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen.

Evaluatie en bijstelling

Deze regeling wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig aangepast om te voldoen aan veranderende wet- en regelgeving en de behoeften van KVW Finance.

Inwerkingtreding

Deze klokkenluidersregeling treedt in werking op 01-01-2024.

Vragen of opmerkingen

Voor vragen over deze regeling of over het indienen van een melding, kan contact worden opgenomen met de vertrouwenspersoon.